Quản lý sản phẩm

Khái niệm sản phẩm trên hệ thống: Sản phẩm (Product) là một tên gọi chung cho tất cả các sản phẩm, dịch vụ bạn bán ra, hay mua về, các chi phí phát sinh... trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Mục đích: tách các đầu mục sản phẩm, chi phí để thống kê cho các nhu cầu quản trị khác nhau.

Khi nào bạn phải tạo sản phẩm:

• Bộ phận bán hàng: Khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ không có sẵn do khách hàng đặt trước mà chưa bao giờ phát sinh trong hệ thống.

• Bộ phận mua hàng: Khi doanh nghiệp kinh doanh một loại sản phẩm mới, chưa bao giờ nhập hàng.

• Bộ phận sản xuất: Các thành phẩm, bán thành phẩm được sáng chế, được sản xuất theo công thức mới hoàn toàn chưa có trong hệ thống. Các nguyên liệu thừa trong quá trình sản xuất nhưng vẫn được ghi nhận và quản lý để tận dụng cho các quy trình sản xuất khác trong lương lai.

• Kế toán: Các doanh thu, chi phí nhỏ không được quản lý thông qua mua hàng, bán hàng, sản xuất.... mà chỉ ghi nhận ở phần doanh thu, chi phí kế toán.

• Một số tình huống khác theo tính năng được cài đặt trên hệ thống.

1. Thiết lập nhóm sản phẩm

Nhóm sản phẩm được sử dụng để phân loại sản phẩm theo 1 nhóm tiêu chí nào đó phục vụ cho mục đích quản lý, ví dụ phân loại theo:

- Thương hiệu

- Quốc gia

- Công dụng

- Đối tượng kế toán v.vv

- Để thiết lập nhóm sản phẩm chúng ta thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập Module Kho vận/Cấu hình/Nhóm sản phẩm

Bước 2: Thực hiện nhập các thông tin trên form.

- Tên nhóm sản phẩm (lưu ý nhập đúng phục vụ cho việc phân loại và truy xuất dữ liệu sau này, không tạo tùy ý)

- Mã nhóm sản phẩm (có thể nhập or không)

- Danh mục cha (chọn nếu danh mục đang tạo thuộc cấp con của 1 danh mục có sẵn, để trống nếu không phụ thuộc cấp nào khác)

- Công ty chủ nhãn (chọn từ danh mục công ty, hệ thống)

- Phương pháp giá vốn (lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho phù hợp với mô hình quản lý của công ty)

Bước 3: Click Lưu để hoàn thành bản ghi

1. Thiết lập sản phẩm

Bước 1: Truy cập Module Kho vận/Sản phẩm/Sản phẩm

Bước 2: Click vào button Tạo trên danh sách sản phẩm

Bước 3: Khai báo các thông tin trên form tuân thủ 1 số nguyên tắc sau:

- Các trường thông tin bôi đậm là bắt buộc

- Tên sản phẩm (1) phải đặt đúng và phân biệt được với các sản phẩm khác, sau này phục vụ cho mục đích tìm kiếm

- Loại sản phẩm:

+ Sản phẩm lưu kho: là sản phẩm hữu hình có thể cầm nắm được và muốn theo dõi số lượng cũng như giá trị tồn kho

+ Sản phẩm tiêu dùng: là sản phẩm hữu hình nhưng không muốn theo dõi bút toán kho chỉ theo dõi số lượng, ví dụ như văn phòng phẩm

+ Sản phẩm dịch vụ: là sản phẩm vô hình ví dụ như dịch vụ vệ sinh, bảo trì v.v..

- Mã nội bộ: thường là duy nhất sử dụng để phân biệt 1 sản phẩm với các sản phẩm khác, phục vụ việc truy xuất dữ liệu, tìm kiếm.

- Đơn vị tính: đơn vị lưu kho của sản phẩm nếu loại sản phẩm là lưu kho or tiêu dùng.

Bước 4: Khai báo thông tin nhà cung cấp sản phẩm:

- Trên form khai báo thông tin sản phẩm, click vào tab “Mua hàng” ⇒ click “thêm 1 dòng để khai báo"

- Chọn nhà cung cấp của sản phẩm này, giá cung cấp sau đó click chuột ra 1 vị trí bất kỳ trên form hệ thống sẽ tự động ghi nhận dòng vừa khai báo.

Bước 5: Click button Lưu khi sai báo xong thông tin

Ngoài ra trên form sản phẩm cũng sẽ có các thông tin khác liên quan đến sản phẩm: (lịch sử mua, bán, tồn kho, dự báo v…v) chúng ta hoàn toàn có thể click vào để xem chi tiết.